Det kan vara praktiskt att ha flera företagskonton. Problemen börjar när ekonomiteamet måste sammanställa information från olika banker, valutor och betalningssystem bara för att förstå företagets faktiska finansiella position.
Kategori: Kontohantering
Lästid: 9 minuter
Introduktion
De flesta företag bestämmer sig inte medvetet för att bygga upp en komplicerad bankstruktur.
Det sker vanligtvis ett beslut i taget.
Företaget öppnar sitt första konto för den dagliga verksamheten. Senare uppstår ett behov av ett annat konto för en viss valuta. Expansion till ett nytt land kan skapa behov av lokala betalningsuppgifter. En ny bankrelation etableras eftersom företaget behöver en viss finansiell funktion.
Några år senare kan företaget ha flera konton hos olika finansiella leverantörer.
Det behöver inte vara något problem i sig.
Problemet är administrationen som uppstår runt kontona.
Ekonomiteamet kan behöva logga in på flera plattformar varje morgon, exportera transaktionsdata från olika system, stämma av saldon manuellt och flytta pengar mellan konton innan vissa betalningar kan genomföras.
Sedan ställer ledningen en till synes enkel fråga:
Hur mycket pengar har vi egentligen tillgängliga i dag?
Att få fram ett korrekt svar kan ta betydligt längre tid än det borde.
Den verkliga kostnaden för att hantera flera bankrelationer handlar därför inte nödvändigtvis om antalet konton. Den handlar om den operativa komplexitet som uppstår när kontona inte längre ger företaget en tydlig och samlad bild av ekonomin.
Flera Konton Uppstår Ofta Av Goda Affärsmässiga Skäl
Att använda flera företagskonton är inte automatiskt ineffektivt.
Det kan finnas goda kommersiella och operativa skäl till det.
Ett internationellt företag kan exempelvis få intäkter i euro samtidigt som anställda eller leverantörer betalas i danska kronor och svenska kronor.
Ett annat företag kan vilja hålla pengar för den löpande verksamheten åtskilda från medel som reserverats för skatt eller andra framtida skyldigheter.
Olika bolag eller dotterbolag inom samma organisation kan också ha separata konton av redovisnings-, rapporterings- eller kontrollskäl.
Komplexiteten uppstår vanligtvis gradvis.
Varje nytt konto löser ett specifikt problem när det öppnas. Företag stannar däremot inte alltid upp och utvärderar hur hela strukturen fungerar när flera konton senare används samtidigt.
Det som från början var en praktisk lösning kan därför med tiden utvecklas till en betydande administrativ uppgift.
Föreställ Dig Ett Företag Som Verkar På Tre Marknader
Föreställ dig ett danskt företag som har expanderat till Sverige och Tyskland.
Danska kunder betalar i DKK.
Svenska kunder betalar i SEK.
Tyska kunder betalar i EUR.
Företaget har samtidigt leverantörer runt om i Europa samt anställda och löpande kostnader på flera marknader.
För att stödja verksamheten har företaget öppnat konton hos olika finansiella leverantörer.
Det är inget ovanligt med det.
Men varje måndag morgon behöver någon på ekonomiavdelningen skapa sig en bild av företagets aktuella finansiella position.
Ett konto behöver kontrolleras för DKK.
En annan plattform innehåller EUR.
SEK-transaktionerna kanske behöver granskas på ytterligare ett ställe.
Samtidigt väntas flera kundbetalningar under veckan, medan leverantörsbetalningar ska genomföras från olika konton.
Företaget kan totalt sett ha god likviditet.
Men det betyder inte nödvändigtvis att pengarna finns på rätt konto, i rätt valuta och vid rätt tidpunkt.
Det är här fragmenterad kontohantering börjar bli ett operativt problem.
Den Dolda Kostnaden Är Ofta Medarbetarnas Tid
Bankavgifter är relativt enkla att identifiera eftersom de syns direkt på kontoutdragen.
Administrativa kostnader är mindre synliga.
Anta att en ekonomimedarbetare använder 30 minuter varje morgon för att kontrollera saldon, hämta transaktioner och uppdatera ett internt kalkylblad.
Det kanske inte låter särskilt mycket.
Men 30 minuter per arbetsdag blir mer än tio timmar varje månad.
Lägg sedan till kontoavstämning, interna överföringar, betalningsgodkännanden och arbetet med att undersöka transaktioner som inte omedelbart går att matcha.
Då ökar tidsåtgången snabbt.
I ett större ekonomiteam kan samma information dessutom granskas av flera personer.
Företaget betalar i praktiken sina medarbetare för att manuellt koppla samman finansiella system som fungerar separat.
Den tiden skulle i stället kunna användas till prognoser, analyser, leverantörsförhandlingar eller andra uppgifter som skapar större värde för verksamheten.
Kontoavstämningen Blir Mer Komplicerad
Varje konto skapar ytterligare en källa till finansiell information.
Den informationen behöver så småningom stämma överens med företagets bokföring.
När transaktionsformat skiljer sig mellan olika leverantörer kan avstämningen kräva mer manuellt arbete.
En betalning kan exempelvis visas med en beskrivning i banken och en annan i bokföringssystemet.
Överföringar mellan företagets egna konton måste också identifieras korrekt så att de inte av misstag registreras som intäkter eller kostnader.
Internationella betalningar kan dessutom innebära valutadifferenser och ytterligare avgifter.
Ingen av dessa uppgifter behöver vara särskilt komplicerad i sig.
Problemet är mängden.
När hundratals eller tusentals transaktioner rör sig mellan flera konton varje månad kan små manuella arbetsmoment utvecklas till en omfattande administrativ process.
Överföringar Mellan Konton Skapar Ytterligare Administration
Ett företag kan totalt sett ha tillräckligt med pengar men ändå sakna tillräckliga medel på det konto från vilket en viss betalning ska göras.
Föreställ dig exempelvis att företaget har fått betydande intäkter i EUR under veckan.
Samtidigt ska en stor leverantörsbetalning genomföras i DKK.
Ekonomiteamet behöver då flytta pengar.
Det kan innebära en intern överföring, valutaväxling eller en överföring mellan olika finansiella leverantörer.
Processen skapar flera steg.
Först måste behovet identifieras.
Sedan måste överföringen initieras.
Beroende på företagets interna rutiner kan en annan person behöva godkänna den.
Slutligen måste ekonomiteamet kontrollera att pengarna har kommit fram innan leverantörsbetalningen kan genomföras.
Om det händer ibland är det normalt hanterbart.
Om det sker kontinuerligt mellan flera konton och valutor blir likviditetshanteringen snabbt en daglig operativ uppgift.
Valutaväxlingen Kan Också Bli Fragmenterad
Flera bankrelationer kan göra företagets valutaväxling svårare att överblicka.
Företaget kanske växlar valuta genom flera leverantörer, vid olika tidpunkter och med olika prismodeller.
Det kan göra det svårare att förstå företagets totala kostnader för valutaväxling.
En enskild valutaväxling kan verka obetydlig.
Men när ett internationellt företag genomför ett stort antal transaktioner kan de sammanlagda kostnaderna bli kommersiellt relevanta.
Det finns också frågan om när valuta faktiskt behöver växlas.
Om ekonomiteamet saknar en tydlig bild av företagets saldon i olika valutor och på olika konton kan pengar växlas i onödan, helt enkelt för att det inte är tydligt vilka medel som redan finns tillgängliga på andra håll i organisationen.
Bättre överblick eliminerar inte kostnaderna för valutaväxling.
Men det kan göra besluten mer genomtänkta.
Fragmenterade Konton Kan Göra Likviditeten Svårare Att Överblicka
Ett kontosaldo visar hur mycket pengar som finns på ett visst konto.
Det visar inte nödvändigtvis hur stor företagets totala tillgängliga likviditet är.
För ledningen är helhetsbilden ofta betydligt viktigare.
Hur mycket pengar har företaget tillgängligt just nu?
I vilka valutor finns pengarna?
Vilka kundbetalningar väntas den här veckan?
Vilka leverantörsbetalningar förfaller?
Hur mycket behöver reserveras för löner, skatter eller andra kommande skyldigheter?
När informationen är utspridd över flera plattformar kan svaren på dessa frågor kräva att data från flera olika källor sammanställs manuellt.
Det blir särskilt problematiskt när beslut måste fattas snabbt.
Om företaget exempelvis överväger ett större lagerinköp behöver ledningen förstå den aktuella finansiella positionen innan kapitalet binds.
Om det tar flera timmar att samla in informationen blir beslutsprocessen långsammare.
Fler Konton Kan Innebära Fler Behörigheter Att Hantera
Finansiell komplexitet handlar inte bara om saldon och betalningar.
Företag behöver också kontrollera vem som har tillgång till kontona och vad varje person får göra.
En medarbetare kanske ska kunna förbereda betalningar men inte godkänna dem.
En annan kanske bara behöver kunna se transaktioner.
Ledande personer på ekonomiavdelningen kan behöva bredare åtkomst till flera konton.
Om företaget använder flera finansiella leverantörer behöver dessa behörigheter ofta konfigureras och underhållas separat.
När en medarbetare byter roll eller lämnar företaget kan behörigheter därför behöva ändras i flera olika system.
I takt med att organisationen växer blir hanteringen av finansiella behörigheter en operativ uppgift i sig.
Tydliga interna rutiner blir därför allt viktigare.
Betalningsgodkännanden Kan Ta Längre Tid
Företag inför ofta fler kontroll- och godkännandeprocesser när de växer.
En betalning kan exempelvis förberedas av en medarbetare och godkännas av en annan.
Större betalningar kan kräva ytterligare godkännande.
Dessa kontroller är viktiga, men flera bankplattformar kan göra processen mindre effektiv.
Den som ansvarar för godkännandet kan behöva logga in i olika system beroende på vilket konto betalningen ska göras från.
Aviseringar kan komma via olika kanaler.
Ekonomiteamet kan dessutom behöva hålla reda på manuellt vilka betalningar som fortfarande väntar på godkännande.
Det kan skapa onödiga förseningar.
En leverantörsbetalning som förbereddes på morgonen kan fortfarande vänta på eftermiddagen eftersom den ansvariga personen inte har sett att betalningen ligger för godkännande på en annan plattform.
Problemet är inte själva kontrollen.
Problemet är fragmenteringen runt den.
Rapporteringen Blir Svårare När Företaget Växer
Ledningsrapportering blir allt viktigare när företaget växer.
Ledningen vill förstå likviditet, utgifter, inkommande betalningar och finansiell exponering i hela verksamheten.
När informationen är fragmenterad börjar rapporteringsarbetet ofta med datainsamling i stället för analys.
Ekonomiteamet måste först samla information från olika konton.
Därefter behöver informationen standardiseras.
Belopp i olika valutor kan behöva räknas om.
Transaktioner kan behöva kategoriseras.
Först därefter kan den faktiska analysen börja.
Resultatet kan bli att kvalificerade ekonomimedarbetare använder en betydande del av sin tid till att förbereda information i stället för att analysera den.
Ju större företaget blir, desto dyrare kan den ineffektiviteten bli.
Flera Bankrelationer Innebär Inte Automatiskt Bättre Riskspridning
Vissa företag använder flera finansiella leverantörer eftersom de inte vill att all finansiell verksamhet ska vara beroende av en enda aktör.
Det kan finnas goda skäl till detta.
Men riskspridning bör vara genomtänkt.
Att öppna konton hos flera leverantörer utan en tydlig operativ struktur kan helt enkelt skapa mer komplexitet utan att ge företaget någon betydande ytterligare motståndskraft.
Företaget bör därför förstå varför varje konto finns.
Vilken funktion har det?
Vilka betalningar ska gå genom kontot?
Vilka valutor ska finnas där?
Vem behöver åtkomst?
Om ingen tydligt kan svara på dessa frågor kan kontot skapa mer administration än värde.
När Bör Ett Företag Se Över Sin Kontostruktur?
Det finns inget specifikt antal konton som automatiskt gör en finansiell struktur för komplicerad.
Ett företag kan hantera många konton effektivt om varje konto har ett tydligt syfte och processerna runt dem är välorganiserade.
Varningssignalerna är vanligtvis operativa.
Medarbetarna använder allt mer tid till kontoavstämningar.
Ledningen har svårt att snabbt få en bild av den totala likviditeten.
Pengar behöver regelbundet flyttas mellan konton innan betalningar kan genomföras.
Ekonomiteamet underhåller omfattande kalkylblad bara för att förstå företagets saldon.
Betalningsgodkännanden blir svåra att följa.
Valutaväxling sker genom flera leverantörer utan en tydlig bild av den totala kostnaden.
Det kan vara tecken på att företaget har vuxit ur den finansiella struktur som fungerade när verksamheten var mindre.
Förenkling Betyder Inte Nödvändigtvis Ett Enda Konto
Den mest uppenbara lösningen kan verka vara att stänga konton tills bara ett återstår.
Det är inte nödvändigtvis rätt lösning.
Internationella företag kan faktiskt behöva flera konton, valutor och betalningsstrukturer.
Målet bör därför vara bättre organisation snarare än enbart färre konton.
Varje konto bör ha en tydlig roll.
Betalningsflödena bör vara lätta att förstå.
Ekonomiteamet bör veta var pengar förväntas komma in och vilka konton som används för olika typer av utgifter.
Ledningen bör kunna få en korrekt bild av företagets finansiella situation utan flera timmars manuell sammanställning.
Ett företag kan ha en avancerad finansiell struktur utan att den behöver vara svåröverskådlig.
Den Finansiella Infrastrukturen Måste Utvecklas Med Företaget
En finansiell struktur som fungerar för ett företag med fem anställda på en marknad fungerar inte nödvändigtvis för ett företag med 100 anställda och verksamhet i flera europeiska länder.
Det är helt naturligt.
Problemet uppstår när företaget antar att den finansiella infrastrukturen automatiskt kommer att skala bara för att resten av verksamheten gör det.
Det gör den sällan.
När transaktionsvolymerna ökar blir manuella processer dyrare.
När antalet marknader ökar blir valutahanteringen viktigare.
När teamet växer blir behörigheter och betalningsgodkännanden mer komplexa.
Företagets finansiella infrastruktur behöver därför utvecklas tillsammans med den kommersiella verksamheten.
Hur EasyKonto Kan Stödja Internationell Kontohantering
Internationella företag behöver ofta hantera betalningar, konton och valutor på flera marknader.
EasyKonto erbjuder finansiella lösningar för kvalificerade företag, inklusive multivalutakonton, virtuella IBAN-konton och möjligheter att hantera internationella betalningar.
För företag som arbetar med flera valutor och betalningsflöden kan en mer strukturerad finansiell lösning bidra till att minska en del av den administrativa komplexitet som uppstår vid fragmenterad kontohantering.
En tydligare överblick över finansiella aktiviteter kan samtidigt göra det enklare för ekonomiteamet att förstå hur pengar rör sig genom verksamheten.
Målet behöver inte vara att eliminera varje konto som företaget använder.
Målet är att skapa en finansiell struktur som förblir hanterbar när verksamheten blir mer komplex.
Avslutande Tankar
Flera företagskonton är inte ett problem i sig.
För många företag är de en naturlig konsekvens av tillväxt, internationell expansion och förändrade finansiella behov.
Problemet uppstår när strukturen blir svår att hantera.
Om ekonomimedarbetare använder timmar till att samla in saldon, stämma av olika plattformar, flytta pengar mellan konton och manuellt skapa en samlad finansiell bild betalar företaget en operativ kostnad som kanske aldrig syns som en separat post på kontoutdraget.
Den kostnaden tenderar dessutom att öka när företaget växer.
Frågan bör därför inte bara vara hur många bankkonton företaget har.
Den viktigare frågan är om den nuvarande kontostrukturen hjälper ekonomiteamet att arbeta effektivt.
En bra finansiell struktur bör ge företaget kontroll och överblick.
När det börjar krävas mer arbete för att underhålla strukturen än för att använda den kan det vara dags att se över hur de olika delarna hänger samman.