Saldot på företagskontot kan se starkt ut även om en betydande del av pengarna redan är avsatta för skatt, löner, leverantörer och andra kommande åtaganden.
Kategori: Företagsbanktjänster
Lästid: 9 minuter
Introduktion
En företagare öppnar företagskontot på måndagsmorgonen och ser att det finns 120 000 euro på kontot.
Vid första anblick ser den ekonomiska situationen bekväm ut. Det kanske finns utrymme att beställa mer lager, starta en ny marknadsföringskampanj eller genomföra en investering som företaget har diskuterat under de senaste månaderna.
Men ett saldo på 120 000 euro betyder inte nödvändigtvis att företaget har 120 000 euro att spendera.
En del av pengarna kan behövas till nästa momsbetalning. Löner ska betalas om tio dagar. Flera leverantörsfakturor är redan godkända men ännu inte betalda. Dessutom kan bolagsskatt, försäkringar, programvaruavtal eller andra större kostnader snart förfalla.
När dessa åtaganden räknas in kan beloppet som företaget faktiskt har tillgängligt vara betydligt mindre.
Det här är en vanlig utmaning, särskilt i växande företag. Pengar kommer in och lämnar verksamheten vid olika tidpunkter, medan saldot på företagskontot endast visar hur mycket pengar som finns på kontot just nu.
Saldot berättar inte hur stor del av pengarna som redan har ett bestämt syfte.
När ledningen ska fatta beslut om investeringar, rekryteringar och nya kostnader blir den skillnaden viktig.
Kontosaldo Och Tillgängliga Medel Är Inte Samma Sak
Ett företagskonto ger en ögonblicksbild av företagets likviditet.
Det visar hur mycket pengar som finns på kontot vid en viss tidpunkt, men kontot vet naturligtvis inte vilka betalningar företaget redan har planerat.
Anta att ett företag har 80 000 euro på sitt huvudsakliga rörelsekonto.
Under de kommande veckorna ska företaget betala 25 000 euro i löner, 15 000 euro till leverantörer och ytterligare 10 000 euro i skatter och andra skyldigheter.
Kontosaldot visar fortfarande 80 000 euro.
Ur ett operativt perspektiv är däremot 50 000 euro redan disponerade.
Det innebär att företaget har betydligt mindre ekonomiskt handlingsutrymme än vad saldot först antyder.
I ett mindre företag kan ägaren kanske hålla reda på detta i huvudet. Man vet vilka fakturor som är på väg, när lönerna ska betalas och ungefär hur mycket som behöver reserveras.
Den metoden blir snabbt mindre tillförlitlig när verksamheten växer.
Varför Skattepengar Är Särskilt Lätta Att Missta För Tillgängliga Pengar
Skatter och avgifter skapar en speciell situation i företagets kassaflöde eftersom pengarna ofta kommer in innan den motsvarande skyldigheten behöver betalas.
Moms är ett tydligt exempel.
När företaget fakturerar sina kunder kan momsen komma in tillsammans med betalningen för själva produkten eller tjänsten. Pengarna kan sedan ligga kvar på företagskontot under en period innan momsen ska redovisas och betalas.
Under den perioden är pengarna synliga på kontot.
Det kan få företagets finansiella position att se starkare ut än den faktiskt är.
Problemet är vanligtvis inte att företagaren har glömt att momsen ska betalas. Problemet är att pengarna ligger tillsammans med företagets övriga likviditet.
När pengar för skatt, löner, drift och andra åtaganden finns i samma saldo blir det lättare att fatta beslut utifrån det totala beloppet i stället för det belopp som faktiskt är tillgängligt.
En Stark Försäljningsmånad Kan Göra Problemet Större
Det intressanta är att situationen ofta blir mer märkbar när verksamheten går bra.
Föreställ dig ett företag som normalt omsätter omkring 100 000 euro per månad.
Plötsligt kommer ett starkt kvartal. Flera stora kunder betalar ungefär samtidigt och företagets kontosaldo ökar kraftigt.
Ledningen får plötsligt fler möjligheter.
En ny medarbetare kan anställas. Företaget kan köpa mer lager, investera mer i försäljning eller börja testa en ny marknad.
Det är lätt att tolka det högre saldot som ytterligare ekonomisk kapacitet.
Men högre försäljning innebär ofta också större ekonomiska åtaganden.
Det kan finnas mer moms att betala. Leverantörsfakturorna kan vara större. Fler beställningar kan ha krävt extra personal, transport, material eller andra driftskostnader.
Omsättning och fritt tillgänglig likviditet utvecklas därför inte alltid på samma sätt.
Ett företag kan ha sin bästa försäljningsmånad någonsin samtidigt som det faktiska ekonomiska handlingsutrymmet är betydligt mindre än kontosaldot antyder.
Att Separera Pengarna Kan Göra Besluten Enklare
Ett praktiskt sätt att skapa bättre överblick är att organisera företagets pengar efter deras syfte i stället för att betrakta hela saldot som en enda pott.
Företaget kan exempelvis hålla pengar för den löpande verksamheten separerade från medel som är reserverade för skatter eller andra förutsägbara åtaganden.
Syftet är inte att skapa mer administration.
Det är att göra företagets ekonomiska position lättare att förstå.
Om 30 000 euro redan är avsatta för en kommande skattebetalning bör ledningen kunna se att dessa pengar inte ingår i det normala rörelsekapitalet.
När det beloppet är tydligt avskilt eller allokerat blir det återstående saldot mer användbart.
Det ger en bättre bild av hur mycket företaget faktiskt kan använda i den löpande verksamheten.
Vissa företag använder separata konton. Andra hanterar fördelningen genom bokföringssystem, treasury-lösningar eller tydligt definierade interna reserver.
Den exakta metoden är mindre viktig än principen.
Pengar som redan är avsedda för ett känt åtagande bör inte behandlas som fritt tillgänglig likviditet.
Det Handlar Inte Bara Om Skatt
Skatt och moms är tydliga exempel, men de är långt ifrån de enda kostnader som behöver tas med i beräkningen.
Löner är ofta ett av företagets största återkommande åtaganden.
Därutöver kan företaget ha hyra, försäkringar, programvaruavtal, leverantörsbetalningar, amorteringar och kostnader för externa rådgivare.
Vissa utgifter betalas varje månad.
Andra kommer kvartalsvis eller en gång om året.
Årliga betalningar är särskilt lätta att förbise eftersom de inte syns i företagets vanliga månatliga kostnadsmönster.
En större försäkringspremie eller en årlig programvarulicens kan därför förfalla vid en tidpunkt då företagets konto annars ser mycket välfinansierat ut.
Det innebär inte nödvändigtvis att företaget har för lite pengar.
Det innebär att en del av pengarna redan var avsedda för något annat.
Erfarna ekonomifunktioner tittar därför inte bara på dagens kontosaldo. De tar också hänsyn till betalningar som företaget redan har åtagit sig att göra.
Det ger en betydligt mer realistisk bild av likviditeten.
Hur Mycket Kan Företaget Egentligen Använda?
Det är här kassahantering blir mer relevant än att bara kontrollera saldot.
Ett företag kan ha 200 000 euro på kontot och ändå bara ha en relativt liten del av beloppet tillgängligt för nya investeringar.
Ett annat företag kan ha ett lägre saldo men befinna sig i en starkare likviditetsposition eftersom de kommande åtagandena är mindre och kundbetalningarna mer förutsägbara.
Det största saldot är därför inte alltid det viktigaste talet.
Det mer relevanta är vad som återstår efter att kända åtaganden har tagits med i beräkningen.
Det ger ledningen ett bättre beslutsunderlag när företaget överväger att exempelvis anställa ytterligare en person, köpa större mängder lager, investera i ny utrustning eller expandera till en ny marknad.
Likviditetsöverblick Blir Viktigare När Företaget Växer
När ett företag bara hanterar ett mindre antal betalningar varje månad är det relativt enkelt att förstå var pengarna kommer ifrån och vart de ska.
Tillväxt förändrar detta.
Fler medarbetare innebär större löneåtaganden. Fler leverantörer skapar fler betalningsdatum. Fler kunder innebär fler inbetalningar, fakturor och potentiella betalningsförseningar.
Internationell expansion kan dessutom introducera flera valutor, konton och betalningsflöden.
Vid en viss punkt blir den finansiella aktiviteten för omfattande för att en person ska kunna behålla en fullständig bild genom att bara kontrollera saldot på företagets huvudkonto.
Då blir organiseringen av likviditeten en del av företagets finansiella infrastruktur.
Ledningen behöver veta vilka pengar som är tillgängliga, vilka som redan är reserverade och vilka större betalningar som närmar sig.
Utan den överblicken kan även ett lönsamt företag utsättas för onödig likviditetspress.
Lönsamhet Betyder Inte Automatiskt God Likviditet
Det är också viktigt att skilja mellan vinst och likviditet.
Ett företag kan vara lönsamt i bokföringen samtidigt som det upplever perioder med begränsad tillgång till kontanter.
En kund kan exempelvis ha 60 dagars betalningsvillkor medan företagets leverantörer ska betalas inom 30 dagar.
Företaget har tjänat pengarna.
Men pengarna har ännu inte kommit in på kontot.
Samma situation kan uppstå i verksamheter där varor, material eller lager måste köpas långt innan kunden kan faktureras.
Samtidigt fortsätter löner, hyra och andra fasta kostnader att förfalla.
Sådana tidsskillnader är en normal del av att driva företag.
De blir problematiska när ledningen utgår från dagens kontosaldo utan att samtidigt ta hänsyn till betalningarna och åtagandena som ligger framför verksamheten.
God likviditetshantering handlar därför inte enbart om att ha mycket pengar på kontot.
Det handlar om att förstå vilka pengar som faktiskt är tillgängliga.
Tydlig Fördelning Kan Också Skapa Bättre Interna Rutiner
Det finns ytterligare en fördel med att tydliggöra vilket syfte företagets pengar har.
När alla pengar ligger i en enda pott blir större ekonomiska beslut beroende av att någon kommer ihåg samtliga kommande betalningar.
Det kan fungera när företaget är litet och ägaren själv hanterar ekonomin.
Men när organisationen växer förändras situationen.
En företagare kanske vet att en större skattebetalning kommer om sex veckor. En ny ekonomichef, redovisningsmedarbetare eller annan beslutsfattare har inte nödvändigtvis samma information om den inte finns tydligt dokumenterad i företagets ekonomiska struktur.
En tydlig uppdelning minskar beroendet av enskilda personers minne.
Det gör också företagets likviditetsposition lättare att kommunicera internt.
När flera personer fattar ekonomiska beslut blir den tydligheten allt viktigare.
Hur EasyKonto Kan Stödja Bättre Organisering Av Företagets Likviditet
När företag växer internationellt blir det allt viktigare att behålla en tydlig överblick över pengar som rör sig mellan olika konton, valutor och marknader.
EasyKonto erbjuder finansiella lösningar för kvalificerade företag med internationell verksamhet, inklusive multivalutakonton, virtuella IBAN-konton och betalningslösningar för företag som skickar och tar emot betalningar över landsgränser.
En tydligare struktur kring företagets konton och transaktioner kan göra det enklare att organisera pengar utifrån verksamhetens operativa behov och samtidigt behålla överblicken när den finansiella aktiviteten blir mer komplex.
Vilken struktur som passar bäst beror naturligtvis på det enskilda företaget, dess ekonomiska åtaganden och dess redovisningsbehov.
Men grundprincipen är densamma.
Pengar som redan är reserverade för ett specifikt åtagande bör inte förväxlas med pengar som företaget faktiskt kan använda.
Avslutande Tankar
Ett högt saldo på företagskontot kan skapa en känsla av ekonomisk trygghet.
Men siffran i sig berättar inte hur mycket företaget faktiskt har råd att spendera.
En del av pengarna kan redan ha ett bestämt syfte.
De kanske behövs till löner på fredag, moms nästa månad, en större leverantörsfaktura om två veckor eller en årlig kostnad som snart förfaller.
Ju större företaget blir, desto viktigare blir det att förstå den skillnaden.
Målet är inte att göra företagets kassahantering mer komplicerad.
Tvärtom handlar det om att göra den ekonomiska situationen tydligare.
När ledningen kan skilja mellan rörelsekapital, reserverade medel och pengar som faktiskt är tillgängliga blir de dagliga ekonomiska besluten enklare att fatta.
Nästa gång saldot på företagskontot ser ovanligt starkt ut kan det därför vara värt att ställa en ytterligare fråga.
Inte bara hur mycket pengar företaget har.
Utan hur mycket av pengarna företaget faktiskt kan använda.