Kontoavstämning är lätt att skjuta upp när allt verkar stämma. Problemet är att små avvikelser sällan försvinner av sig själva.
Kategori: Kontohantering
Lästid: 9 minuter
Introduktion
För många företagare hamnar kontoavstämning ganska långt ner på listan över ekonomiska uppgifter. Kunderna betalar, leverantörerna får sina pengar, lönerna har betalats ut och saldot på företagskontot ligger ungefär där man förväntar sig. Så länge inget uppenbart ser fel ut kan det vara svårt att se varför varje enskild transaktion behöver kontrolleras.
Det arbetssättet kan fungera i ett mindre företag med ett begränsat antal transaktioner varje månad. Men när verksamheten växer blir det betydligt svårare att behålla samma överblick.
En betalning som har registrerats i bokföringen kanske ännu inte har kommit in på kontot. En leverantörsfaktura kan av misstag ha bokförts två gånger. En transaktionsavgift kanske saknas i redovisningen. En kund kan ha betalat fel belopp eller använt en referens som gör att betalningen inte automatiskt kan kopplas till rätt faktura.
Ingen av dessa situationer behöver i sig vara särskilt allvarlig. Det som ofta gör dem besvärliga är tiden.
En avvikelse som upptäcks två dagar efter en betalning går vanligtvis snabbt att undersöka. Samma avvikelse tre månader senare kan innebära att någon behöver gå igenom fakturor, mejl, betalningsbekräftelser och gamla bokföringsposter för att förstå vad som faktiskt hände.
Därför bör kontoavstämning inte bara ses som en redovisningsuppgift som ska genomföras vid månadens slut. För ett växande företag är det en relativt enkel ekonomisk kontroll som hjälper till att säkerställa att de siffror ledningen arbetar med faktiskt stämmer överens med pengarna som rör sig in och ut ur verksamheten.
Vad Innebär Det Egentligen Att Stämma Av Ett Företagskonto?
Kontoavstämning innebär i grunden att företagets interna ekonomiska uppgifter jämförs med de transaktioner som faktiskt har genomförts på företagets konto.
Siffrorna ska kunna förklaras.
Om bokföringen visar att en kund har betalat en faktura bör motsvarande inbetalning kunna identifieras på kontot. Om bokföringen visar att en leverantör har fått 80 000 kronor ska det finnas en motsvarande utgående betalning.
Om något inte stämmer behöver företaget förstå varför.
Ofta finns det en helt normal förklaring. En betalning kan fortfarande vara under behandling. En transaktionsavgift kan ha dragits separat. Betalningen kan ha registrerats på ett annat datum än fakturan, eller så kan en kund ha betalat flera fakturor i en och samma överföring.
Andra avvikelser kräver mer arbete.
Det viktiga är inte att varje transaktion måste se exakt likadan ut i bokföringen som på kontoutdraget. Det viktiga är att företaget kan förklara skillnaderna och vet att de registrerade siffrorna är korrekta.
Hur Ofta Bör Företagets Konton Stämmas Av?
Det finns ingen avstämningsrutin som passar alla företag.
Ett mindre konsultföretag med 20 eller 30 transaktioner i månaden har inte samma behov som ett handelsföretag som hanterar hundratals kund- och leverantörsbetalningar varje vecka. Ett internationellt företag som arbetar med flera konton och valutor har ytterligare en nivå av komplexitet.
För ett företag med relativt få transaktioner kan en månatlig avstämning vara tillräcklig.
När transaktionsvolymen ökar blir en veckovis avstämning ofta mer praktisk. Företag med mycket stora betalningsvolymer kan behöva kontrollera transaktionerna dagligen eller automatisera delar av avstämningsprocessen.
Rätt frekvens handlar därför inte bara om hur stort företaget är.
Det handlar framför allt om hur mycket finansiell aktivitet som passerar genom företagets konton.
En praktisk fråga att ställa är: Om en betalning inte stämde idag, hur många transaktioner skulle vi behöva gå igenom för att hitta orsaken?
Om svaret är flera veckors eller månaders aktivitet kan det vara för långt mellan avstämningarna.
Varför Månadsslutet Inte Alltid Är Tillräckligt
Många företag stämmer av sina konton i samband med månadsbokslutet. Det är logiskt eftersom avstämningen passar naturligt tillsammans med bokföring, rapportering och andra ekonomiska rutiner.
Problemet uppstår när transaktionsvolymen blir så hög att mindre fel hinner skapa andra problem innan månaden är slut.
Tänk dig att en kund betalar en faktura den 4:e i månaden men använder fel betalningsreferens. Pengarna finns på företagets konto, men betalningen kopplas inte till den öppna fakturan i bokföringssystemet.
Fakturan fortsätter därför att visas som obetald.
Två veckor senare skickar ekonomiavdelningen en betalningspåminnelse.
Kunden måste nu leta fram sin ursprungliga betalningsbekräftelse. Någon på ekonomiavdelningen behöver undersöka betalningen och korrigera bokföringen. Kanske behöver även den kundansvarige involveras eftersom kunden undrar varför en påminnelse har skickats trots att fakturan redan är betald.
Det ursprungliga problemet var litet.
Den administrativa konsekvensen blev större.
Regelbunden avstämning gör det lättare att upptäcka sådana situationer medan informationen fortfarande är aktuell och transaktionen är enkel att spåra.
Kontosaldot Berättar Inte Hela Historien
Ett vanligt misstag är att anta att bokföringen måste vara korrekt eftersom saldot på företagskontot ser rätt ut.
Så behöver det inte vara.
Flera fel kan i praktiken ta ut varandra.
Om en kostnad på 5 000 kronor saknas i bokföringen samtidigt som en kundinbetalning på 5 000 kronor inte har registrerats korrekt kan den totala differensen se ut att vara noll.
Saldot kan alltså se korrekt ut trots att transaktionerna bakom det inte är det.
Det blir särskilt viktigt när företagsledningen använder ekonomiska rapporter för att fatta beslut om exempelvis rekrytering, lagerinköp, marknadsföring eller nya investeringar.
En ekonomisk rapport är bara så tillförlitlig som informationen den bygger på.
Kontoavstämningen fungerar därför som en grundläggande kontroll av att företagets ekonomiska uppgifter faktiskt speglar de transaktioner som har genomförts.
Vilka Avvikelser Bör Företaget Leta Efter?
De flesta skillnader som upptäcks under en kontoavstämning är inte dramatiska. Vanligtvis handlar det om helt normala operativa frågor som behöver identifieras och registreras korrekt.
En kund kan ha betalat utan fakturanummer. En leverantörsbetalning kan av misstag ha registrerats två gånger. En bank- eller transaktionsavgift kan skilja sig från det förväntade beloppet. En återbetalning kan ha genomförts men ännu inte registrerats korrekt i bokföringen.
Tidsskillnader är också vanliga.
En betalning som skickas på fredag eftermiddag kanske inte bokförs förrän på måndag. Internationella överföringar kan ha andra behandlingstider, och valutaväxling kan innebära att slutbeloppet skiljer sig något från den ursprungliga beräkningen.
Syftet med avstämningen är inte att behandla varje avvikelse som ett tecken på att något är fel.
Syftet är att förstå varför avvikelsen finns.
När alla väsentliga skillnader kan förklaras får företaget ett betydligt bättre underlag för att lita på sina ekonomiska uppgifter.
Avstämning Blir Viktigare När Företaget Växer
I ett mycket litet företag kan ägaren ofta känna igen nästan varje transaktion på kontot.
Man vet vilken kund som betalade 25 000 kronor i tisdags, varför pengar skickades till en viss leverantör och vad den ovanliga betalningen på fredagseftermiddagen gällde.
Det förändras snabbt när verksamheten växer.
Fler kunder innebär fler inbetalningar. Fler leverantörer innebär fler utgående betalningar. Nya medarbetare innebär löner, utlägg och andra personalkostnader. Internationell expansion kan dessutom innebära flera konton, valutor och betalningsflöden.
Till slut blir den finansiella aktiviteten för omfattande för att en person ska kunna förstå allt genom att bara titta på kontoutdraget.
Det är ofta då företaget behöver gå från informell kontroll till en definierad avstämningsprocess.
Processen behöver inte vara komplicerad. Det viktiga är att företaget vet när kontona ska stämmas av, vilka konton som omfattas, vem som ansvarar för att undersöka avvikelser och hur korrigeringar dokumenteras.
Tydligt ansvar är ofta mer värdefullt än ytterligare ett avancerat kalkylblad.
Flera Konton Och Valutor Skapar Ytterligare Komplexitet
För företag med internationella kunder eller leverantörer får kontoavstämningen ofta ytterligare ett lager.
En kund kanske betalar i euro medan företagets redovisning sker i svenska kronor. En dansk leverantör kan behöva betalas i danska kronor, medan andra kostnader betalas i brittiska pund eller amerikanska dollar.
Då handlar avstämningen inte längre bara om att matcha en betalning mot en faktura.
Företaget kan även behöva ta hänsyn till valutakurser, växlingskostnader, olika avvecklingsdatum och överföringar mellan egna konton.
En skillnad mellan två belopp behöver därför inte innebära att något har blivit fel. Den kan exempelvis bero på valutakursen eller en avgift i samband med transaktionen.
Utan regelbunden avstämning blir det däremot svårare att skilja mellan ett faktiskt fel och en normal differens som uppstår på grund av internationella betalningar.
Det är en av anledningarna till att finansiella rutiner som fungerade bra för ett mindre lokalt företag ofta behöver utvecklas när verksamheten börjar arbeta över flera marknader.
När Slutar Manuell Avstämning Att Vara Praktisk?
Kalkylblad är användbara och kan fungera mycket bra för många företag under lång tid.
Problemet är inte nödvändigtvis kalkylbladet.
Problemet är volymen.
Om en medarbetare varje vecka måste exportera transaktioner, kopiera information mellan olika system, manuellt matcha hundratals betalningar och sedan undersöka alla avvikelser en efter en börjar processen ta betydande arbetstid.
Företaget kan dessutom bli beroende av den person som vet exakt hur det interna kalkylbladet fungerar.
När verksamheten når den punkten bör ledningen överväga om delar av processen kan standardiseras eller automatiseras.
Automatisering innebär inte att behovet av ekonomisk kontroll försvinner. Det kommer alltid att finnas ovanliga betalningar, avvikelser och undantag som kräver mänsklig bedömning.
Syftet är i stället att minska den tid som används för rutinmässig matchning så att ekonomifunktionen kan fokusera på de transaktioner som faktiskt behöver granskas.
Hur EasyKonto Kan Bidra Till Bättre Ekonomisk Överblick
När ett företag arbetar över flera marknader blir tydlig överblick över konton och betalningar allt viktigare.
EasyKonto erbjuder finansiella lösningar för kvalificerade företag med internationell verksamhet, inklusive multivalutakonton, virtuella IBAN-konton och betalningslösningar som kan göra den dagliga hanteringen av internationella betalningar mer överskådlig.
Tydligare transaktionsinformation kan underlätta den ekonomiska administrationen, särskilt för företag som skickar och tar emot betalningar i flera marknader och valutor.
Själva kontoavstämningen är fortfarande företagets eget ekonomiska ansvar. Men när transaktionsinformationen är enklare att hitta och följa blir arbetet med att kontrollera och förstå företagets betalningsflöden också mer hanterbart.
Avslutande Tankar
Kontoavstämning är knappast den ekonomiska uppgift som de flesta företagare ser mest fram emot.
Det är också därför den är lätt att skjuta upp.
Men avstämningen fyller en viktig funktion. Den visar om den ekonomiska information som företaget arbetar med faktiskt stämmer överens med pengarna som rör sig genom företagets konton.
För ett företag med ett begränsat antal transaktioner kan en avstämning en gång i månaden vara fullt tillräcklig. När transaktionsvolymen och komplexiteten ökar kan kortare intervall göra det betydligt enklare att upptäcka och utreda skillnader.
Målet är inte att stämma av kontona så ofta som möjligt.
Målet är att göra det tillräckligt ofta för att företaget snabbt ska kunna förstå vad som har hänt när något inte stämmer.
Det är en relativt enkel ekonomisk rutin, men när verksamheten växer kan den få stor betydelse för kvaliteten på de siffror som ledningen använder för att driva företaget.