Värdet av en försäljning avgörs inte bara av hur mycket kunden betalar. När pengarna faktiskt når företagets konto kan ha minst lika stor betydelse.
Kategori: Finansiella tips
Lästid: 9 minuter
Introduktion
Ett företag avslutar en affär värd 50 000 euro.
Marginalen är bra, kunden är väletablerad och avtalet ser attraktivt ut. Ur ett försäljningsperspektiv finns det inte mycket att klaga på.
Sedan tittar någon på betalningsvillkoren.
Kunden har 60 dagar på sig att betala.
Under dessa 60 dagar måste företaget fortfarande betala löner, leverantörer, programvara, hyra och andra löpande kostnader. Om avtalet kräver material, lager eller externa konsulter kan en stor del av dessa kostnader behöva betalas innan kunden har överfört en enda euro.
Plötsligt ser affärens ekonomi lite annorlunda ut.
Betalningsvillkor behandlas ofta som en administrativ detalj som hamnar längst ner på en faktura. I praktiken påverkar de företagets rörelsekapital, likviditetsplanering och i vissa fall även hur snabbt företaget kan ta sig an nya affärer.
Priset på en affär spelar roll.
Men tiden mellan leverans och betalning spelar också roll.
En Försäljning På 50 000 Euro Betyder Inte 50 000 Euro På Kontot I Dag
Omsättning och pengar på kontot uppstår inte nödvändigtvis samtidigt.
Ett företag kan slutföra ett projekt i augusti, skicka fakturan direkt och redovisa intäkten. Om kunden har 60 dagars betalningsvillkor kanske pengarna däremot inte kommer in förrän i oktober.
Företaget har gjort försäljningen.
Det har bara inte fått pengarna ännu.
Den skillnaden blir viktig när företaget redan har haft kostnader för att leverera arbetet.
Anta att ett avtal på 50 000 euro kräver 25 000 euro i kostnader för leverantörer, material och personal.
Om dessa kostnader ska betalas inom 15 eller 30 dagar medan kunden betalar efter 60 dagar finansierar företaget i praktiken mellanskillnaden.
Ett enda avtal behöver inte skapa något större problem.
Men om samma situation gäller för 20 kunder kan en betydande del av företagets kapital plötsligt vara bundet i obetalda fakturor.
Betalningsvillkor Är En Del Av Den Kommersiella Affären
Företag lägger ofta mycket tid på att förhandla priser.
Kunden ber om rabatt. Säljteamet argumenterar emot. Ledningen granskar marginalen. Efter några förhandlingsrundor kommer parterna överens om ett belopp.
Betalningsvillkoren får inte alltid samma uppmärksamhet.
Det kan vara ett misstag.
Tänk dig två avtal värda 100 000 euro vardera.
Den ena kunden betalar inom sju dagar.
Den andra betalar efter 90 dagar.
Omsättningen är identisk, men påverkan på företagets rörelsekapital är mycket olika.
Under nästan tre månader kan företaget behöva finansiera den andra kundens del av löner, leverantörskostnader och andra driftsutgifter.
Betalningsvillkor bör därför bedömas tillsammans med pris, marginal, avtalslängd och leveranskrav.
De är inte bara något som ekonomiavdelningen ska hantera efter att avtalet redan har undertecknats.
Långa Betalningstider Blir Dyrare När Företaget Växer
Långa betalningstider kan vara relativt enkla att hantera när företaget har få kunder och ett begränsat antal fakturor.
När försäljningen ökar förändras situationen.
Anta att ett företag fakturerar 200 000 euro per månad och att kunderna normalt betalar efter 30 dagar.
Om den genomsnittliga betalningstiden gradvis ökar till 60 dagar kan beloppet i utestående kundfordringar växa betydligt.
Företaget kan fortfarande vara lönsamt.
Försäljningen kan fortfarande öka.
Men en större del av företagets pengar befinner sig hos kunderna i stället för på företagets egna konton.
De pengarna kan inte samtidigt användas till att anställa personal, köpa lager, betala leverantörer eller finansiera expansion.
Det är en av anledningarna till att snabbväxande företag kan uppleva likviditetspress även när den kommersiella utvecklingen ser mycket stark ut.
Mer försäljning kan också innebära mer pengar som företaget fortfarande väntar på att få in.
Stora Kunder Har Ofta Den Starkaste Förhandlingspositionen
Betalningsvillkor blir särskilt viktiga när mindre företag säljer till betydligt större organisationer.
Stora företag har ofta etablerade inköps- och betalningsprocesser. Som leverantör kan man därför mötas av 45, 60 eller till och med 90 dagars betalningstid som en standarddel av avtalet.
För den stora kunden kan detta helt enkelt vara normal policy.
För den mindre leverantören kan det ha stor påverkan på likviditeten.
Det är inte alltid kommersiellt rimligt att tacka nej till en viktig kund enbart på grund av betalningsvillkoren.
Men det är inte heller klokt att acceptera alla villkor utan att förstå konsekvenserna.
Om ett avtal kräver betydande utgifter i förväg medan betalningen kommer flera månader senare behöver ledningen veta hur perioden däremellan ska finansieras.
Det är en del av den ekonomiska bedömningen av affären.
Alla Kunder Behöver Inte Ha Samma Betalningsvillkor
Många företag utvecklar standardvillkor och använder dem för nästan alla kunder.
Det är enkelt.
Men det är inte alltid den bästa kommersiella lösningen.
En kund som företaget har arbetat med i fem år och som alltid betalar i tid innebär en annan situation än en helt ny kund som lägger en ovanligt stor första order.
På samma sätt skiljer sig ett mindre projekt utan större kostnader i förväg från en order där företaget måste köpa stora mängder lager eller material innan leverans.
Betalningsvillkoren kan spegla dessa skillnader.
Beroende på affärsmodell kan företag arbeta med förskottsbetalningar, delbetalningar vid olika milstolpar, kortare betalningstid för nya kunder eller särskilda villkor för ovanligt stora order.
Syftet är inte att göra det svårare för kunderna att betala.
Det handlar om att undvika onödig finansiell exponering för företaget.
Förskottsbetalning Kan Förändra Ett Projekts Likviditetsbehov
För företag som arbetar med större projekt, specialproduktion eller kundanpassade leveranser kan en delbetalning i förväg förändra projektets kassaflöde betydligt.
Anta att ett projekt är värt 100 000 euro.
Företaget behöver lägga 40 000 euro på material och externa tjänster innan projektet kan levereras.
Utan någon förskottsbetalning kan företaget behöva finansiera hela beloppet självt.
Med 30 procent i förskottsbetalning kommer 30 000 euro in innan en stor del av kostnaderna uppstår.
Projektets totala omsättning är densamma.
Marginalen är densamma.
Men mängden rörelsekapital som företaget behöver finansiera självt är betydligt mindre.
Förskottsbetalningar passar naturligtvis inte alla branscher eller kundrelationer.
Men exemplet visar varför betalningsstrukturen kan vara nästan lika viktig som kontraktets totala värde.
Rabatt För Tidig Betalning Måste Räknas På
Vissa företag försöker få kunder att betala tidigare genom att erbjuda en mindre rabatt.
En kund kan exempelvis få rabatt om fakturan betalas inom tio dagar i stället för efter 30 eller 60 dagar.
Det kan förbättra likviditeten.
Men rabatten är inte gratis.
Varje rabatt minskar marginalen på försäljningen.
Frågan är därför om värdet av att få pengarna tidigare är tillräckligt stort för att motivera den lägre intäkten.
För ett företag med stark likviditet kanske det inte är ekonomiskt rimligt att ge bort marginal bara för att få pengarna några veckor tidigare.
För ett annat företag där stora belopp är bundna i kundfordringar kan snabbare betalning vara betydligt mer värdefull.
Beslutet bör därför baseras på företagets faktiska ekonomi i stället för att samma rabatt automatiskt erbjuds till alla kunder.
Leverantörernas Betalningsvillkor Är Den Andra Halvan Av Kalkylen
Kundernas betalningsvillkor är bara ena sidan av ekvationen.
Leverantörernas villkor är minst lika viktiga.
Ett företag som får betalt av kunder efter 60 dagar men själv måste betala leverantörer inom 15 dagar har en helt annan rörelsekapitalsituation än ett företag vars leverantörer också erbjuder 60 dagars betalningstid.
Därför behöver företaget titta på tidpunkten för betalningar genom hela verksamheten.
Om kunderna konsekvent betalar senare än leverantörerna måste betalas behöver företaget finansiera perioden däremellan.
När inköpsvolymerna växer kan det därför vara värt att diskutera betalningsvillkor med viktiga leverantörer.
En stark affärsrelation, förutsägbara ordervolymer och en god betalningshistorik kan i vissa fall skapa utrymme för bättre kommersiella villkor.
Även mindre förändringar i betalningstider kan få stor betydelse när de gäller stora inköpsvolymer.
Sen Betalning Är Inte Samma Sak Som Långa Betalningsvillkor
En kund som betalar efter 60 dagar eftersom avtalet anger 60 dagar betalar inte för sent.
En kund som har accepterat 30 dagar men regelbundet betalar efter 50 dagar är en annan situation.
Det är viktigt att skilja mellan de två.
Långa, avtalade betalningstider skapar ett känt likviditetsbehov som företaget kan planera för.
Oförutsägbara förseningar gör planeringen svårare eftersom företaget inte med säkerhet vet när de förväntade pengarna kommer in.
En kund med längre men pålitliga betalningsvillkor kan därför i praktiken vara enklare att hantera än en kund med korta villkor som nästan alltid betalar sent.
Hur kunden faktiskt betalar är minst lika viktigt som vad som står i avtalet.
Fakturafel Kan Förlänga Betalningstiden Utan Att Man Märker Det
Alla försenade betalningar orsakas inte av kunden.
Ibland börjar problemet med själva fakturan.
Ett felaktigt inköpsordernummer, saknade företagsuppgifter, fel juridisk enhet eller en faktura som skickas till fel avdelning kan hindra kundens ekonomiavdelning från att behandla betalningen.
I större organisationer med strukturerade leverantörsreskontraprocesser kan även ett litet fel innebära att fakturan måste hanteras manuellt.
Företaget kanske inte upptäcker problemet förrän flera veckor senare när någon följer upp den uteblivna betalningen.
Då måste en korrigerad faktura skickas och betalningen kan försenas ytterligare.
Bra faktureringsrutiner är därför också en del av god likviditetshantering.
Att skicka en korrekt faktura från början kan ibland förbättra betalningstiden mer effektivt än upprepade påminnelser i efterhand.
Titta På Hur Kunderna Faktiskt Betalar
Ett avtal kan säga 30 dagar.
Det betyder inte nödvändigtvis att kunden betalar efter 30 dagar.
Med tiden samlar företag värdefull information om sina kunders faktiska betalningsbeteende.
Vissa kunder betalar nästan alltid tidigt.
Andra betalar omkring förfallodagen.
Och vissa behöver en eller flera påminnelser nästan varje månad.
Den informationen har ett kommersiellt värde.
När ett avtal ska omförhandlas kan kundens betalningshistorik vara en del av diskussionen.
Om en kund regelbundet betalar betydligt senare än avtalat kan företaget välja att förhandla om villkoren, ändra den interna kreditgränsen eller begränsa hur mycket arbete som genomförs innan betalning tas emot.
Syftet är inte att straffa kunden.
Det handlar om att förstå de verkliga ekonomiska villkoren i kundrelationen.
Bättre Betalningsvillkor Kan Vara Mer Värda Än En Liten Prishöjning
Företag vill naturligtvis gärna få bättre betalt.
Men beroende på situationen kan förbättrade betalningsvillkor ibland vara minst lika värdefulla.
Föreställ dig att en kund under en förhandling är villig att acceptera antingen en mindre prishöjning eller betydligt kortare betalningstid.
Det högre priset kan först verka som det självklara valet.
Men om företaget växer snabbt och har stora belopp bundna i obetalda fakturor kan tidigare betalning skapa större praktiskt värde.
Pengarna kan kanske användas för att lägga nästa lagerorder, betala en leverantör utan ytterligare finansiering eller ta sig an ytterligare en kund.
Därför bör kommersiella förhandlingar inte enbart handla om pris.
Tidpunkten för betalningen har också ett ekonomiskt värde.
Betalningsvillkor Blir Mer Komplexa Internationellt
Internationella affärer tillför ytterligare ett lager.
Företag kan ha kunder och leverantörer i olika länder, arbeta med flera valutor och hantera betalningar genom olika finansiella system.
Betalningsbeteende och normala affärsvillkor kan dessutom skilja sig mellan olika marknader.
Internationella betalningar kan innebära ytterligare behandlingstid, samtidigt som valutaväxling kan påverka när och hur företaget väljer att flytta pengar mellan konton.
När den internationella verksamheten växer blir det därför allt viktigare att förstå både inkommande och utgående betalningsflöden.
Ett företag kan ha stark försäljning på flera marknader och samtidigt uppleva perioder där betydande belopp är bundna i utestående kundfordringar.
En tydlig överblick över dessa flöden gör det enklare att planera verksamheten.
Hur EasyKonto Kan Stödja Internationell Betalningshantering
För företag som arbetar över landsgränser kan betalningshanteringen bli mer komplex när antalet transaktioner, valutor och affärsrelationer ökar.
EasyKonto erbjuder finansiella lösningar för kvalificerade internationella företag, inklusive multivalutakonton, virtuella IBAN-konton och betalningslösningar för hantering av internationella betalningsflöden.
En tydligare överblick över inkommande och utgående betalningar kan göra det enklare för företag att förstå sin finansiella position och hantera allt mer komplexa betalningsflöden.
Vilka betalningsvillkor som är lämpliga beror alltid på den enskilda kunden, leverantören och affärsrelationen.
Men en finansiell struktur som ger företaget bättre överblick över betalningarna skapar ett starkare underlag för dessa beslut.
Avslutande Tankar
En bra affär handlar om mer än beloppet högst upp i avtalet.
Priset spelar roll.
Marginalen spelar roll.
Men tidpunkten för betalningen spelar också roll.
En kund som genererar betydande omsättning men binder företagets pengar i flera månader kan påverka verksamheten på ett helt annat sätt än en kund som betalar snabbt och förutsägbart.
När företaget växer blir dessa skillnader allt viktigare.
Fler kunder innebär fler fakturor. Större kontrakt innebär större belopp i kundfordringar. Längre betalningstider innebär att företaget behöver mer rörelsekapital för att hålla verksamheten igång.
Det betyder inte att alla företag bör kräva omedelbar betalning.
Det betyder att betalningsvillkor bör behandlas som ett verkligt kommersiellt beslut och inte som en administrativ detalj som diskuteras först när fakturan ska skickas.
Nästa gång företaget förhandlar om ett större avtal kan det därför vara värt att titta längre än på det totala kontraktsvärdet.
Frågan är inte bara hur mycket kunden kommer att betala.
Det är också när företaget faktiskt får pengarna.
Det kan förändra ekonomin i hela affären.